Was sollen die EinkäuferInnen dann noch tun? Und ist das nicht auch irgendwie unsicher? Verstehen wir dann unsere eigenen Vorgänge überhaupt noch?
Laut einer Studie von Deloitte gaben zwei Drittel der befragten Unternehmen an, dass sie vom Einkauf eine Margenverbesserung erwarten. Weiterhin ging aus der Studie hervor, dass sich der Einkauf im Wandel befindet – weg vom Kostenoptimierer und mehr hin zum Businesstreiber. Wie in allen Geschäftsbereichen ist die Digitalisierung ein wichtiges Thema, gleichzeitig ist der Fachkräftemangel im Einkauf deutlich spürbar.
Diese Erkenntnisse decken sich mit unseren Erfahrungen bei advacon. Der „traditionelle“ Einkauf geht häufig nach den folgenden Prinzipien vor:
- Preisfokussierung: Einkaufsentscheidungen werden hauptsächlich auf Basis des Angebotspreises getroffen.
- Strategiedefizit: Kaum Einbindung des Einkaufs in strategische Unternehmensentscheidungen.
- Transaktionsorientierung: Kurzfristige Beschaffungsvorgänge stehen im Vordergrund. Wenig langfristige Planung.
- Lieferanten als Zulieferer: Lieferantenbeziehungen werden rein transaktional geführt.
Wie passt das zusammen mit der prognostizierten Rolle des Einkaufs als „Businesstreiber“?
Als strategischer Partner sollte der Einkauf nicht reaktiv arbeiten, sondern aktiv die Unternehmensstrategie mitgestalten. Folgende Rollen des mittelständischen Einkaufs sind damit verknüpft:
- Supply-Chain-Architekt: Gestaltung resilienter Liefernetzwerke
- Innovations-Scout: Identifikation neuer Technologien und Lieferanten
- Beziehungs-Manager: Pflege strategischer Partnerschaften
Daraus ergibt sich ein klares Bild. EinkäuferInnen konzentrieren sich auf strategische Themen, arbeiten aktiv an der Unternehmensstrategie und deren Verfolgung mit und haben so die Möglichkeit, die oben erwähnte Margenverbesserung zu erzielen.
Warum ist KI ein möglicher Weg?
Globale Lieferketten werden komplexer und volatiler. Diese manuell zu checken und Risiken früh zu erkennen ist zeitintensiv. Grundsätzlich sind manuelle Prozesse auch fehleranfälliger, das gilt nicht nur für den Einkauf. Gerade bei der Analyse von Daten kann KI schnell und effizient Muster erkennen und Entscheidungen vorbereiten oder automatisieren. Das Ziel sollte sein, schneller, effizienter und kostengünstiger zu beschaffen.
Das klingt gut – aber wer erledigt dann das operative Geschäft?
„Ich höre häufiger die Sorge, dass KI Arbeitsplätze oder Tätigkeiten obsolet macht. Wenn KI jetzt Teile des Einkaufsprozesses übernimmt, was macht dann der hochqualifizierte Einkäufer? Die Antwort ist einfach: Er konzentriert sich auf die wichtige strategische Arbeit, für die er oder sie qualifiziert ist und die aktiv zum Unternehmenserfolg beiträgt“, sagt Achim Rink, Experte für Einkauf und Supply Chain bei advacon.
Ganz konkret wird KI im Einkauf bereits erfolgreich eingesetzt, unter anderem in diesen Bereichen:
- Sourcing & Lieferantensuche: Automatisierte Identifikation und Bewertung von Lieferanten
- Preisprognosen & Verhandlungen: KI-basierte Kostenanalysen und dynamische Preisgestaltung
- Bestandsmanagement & Bedarfsermittlung: Vorhersagen für Materialbedarf und Lageroptimierung
- Risikomanagement & ESG-Compliance: Früherkennung von Lieferkettenrisiken.
Wie könnte der Einkauf der Zukunft aussehen?
Zeitintensive Routineaufgaben können automatisiert werden, Analysen, Vorhersagen, Disposition und Bedarfsprognosen können an die KI ausgelagert werden. „Wichtig ist zudem, dass die KI dem Einkauf keine Entscheidung abnimmt. Aber sie stellt mit den entsprechenden Daten eine Entscheidungsgrundlage zusammen. Die Entscheidungen werden so fundierter und auch schneller getroffen“, so Achim Rink. „Der Einkäufer der Zukunft wird ein „Informationsbroker“ sein. Digitale Technologien – von E-Procurement bis KI – sind dabei Werkzeuge, die er nutzt – nicht Ziele. Der Mensch bleibt entscheidend, nur die Rolle wandelt sich – vom Einkäufer zum Wertschöpfer.“
Michael Neumann, Bereichsleiter Procurement & Strategic Sourcing bei Deloitte, ist ebenfalls dieser Ansicht und erklärt in einem Podcast: „Einkauf soll und kann durch KI bessere Entscheidungen treffen. KI ersetzt den Einkäufer nicht, aber macht ihn besser.“
Für diesen Wandel braucht es gewissen Faktoren, die ihn ermöglichen. Von Seiten des Unternehmens muss die Strategie und Vision klar sein. Möglicherweise werden Schulungen, Skills Development nötig sein, um sich an neue Prozesse anpassen zu können. Zudem ist ein gutes Change Management essenziell.
„Ich mache häufig die Erfahrung, dass Unternehmen offen dafür sind, Prozesse zu digitalisieren, zu automatisieren und zu vereinfachen. Jedoch fehlt teilweise die Datengrundlage oder die nötige IT-Infrastruktur. Wir unterstützen Unternehmen dabei, ihre Einkaufsprozesse zu untersuchen, Potenziale zu identifizieren und bei der Planung und Implementierung von (KI-gestützter) Automation zu begleiten“, erklärt Achim Rink.
Michael Neumanns Prognose: In einem Zeitraum von ca. 3-5 Jahren wird es autonom guided buying geben. Das gesamte Bestellwesen, die Rechnungsprüfung, der Bereich Spend Analytics, Supplier Risk (inklusive geopolitischer Themen) seien heute schon teilweise automatisch überwacht. In Zukunft können außerdem Vertragsanalysen und RFx vollständig autonom geschehen. „Meine Vermutung: 60-70 % der transaktionalen Tätigkeiten werden autonom laufen. Was bleibt da beim Menschen? Strategische Lieferantenbeziehungen, Beziehungsarbeit, komplexe Entscheidungen, Nachhaltigkeit sowie Make or Buy Themen. Menschliches Vertrauen kann nicht ersetzt werden.“
